Eine SMS-Terminerinnerung an Kunden ist eine kurze Textnachricht, die 24 bis 48 Stunden vor einem vereinbarten Termin an diesen erinnert und einen Weg anbietet, ihn in einem Schritt abzusagen oder zu verschieben. Sie ist der unaufwendigste Kanal für diesen Zweck — und der, bei dem die meisten Betriebe an denselben zwei Stellen scheitern: Die Nachricht wird zu lang, und es rutscht etwas hinein, das dort nichts zu suchen hat. Dieser Beitrag zeigt, wie viele Zeichen Sie wirklich haben, wo die rechtliche Grenze zwischen Erinnerung und Werbung verläuft und wie fünf Vorlagen aussehen, die diese Grenze einhalten.
Warum es ausgerechnet die SMS sein sollte, welche Kanäle sich sonst anbieten und wie oft Sie erinnern sollten, steht in unserem Überblick zur Terminerinnerung. Hier geht es um das Handwerk: Zeichen, Formulierung, Vorlagen.
Was bringt eine SMS-Erinnerung tatsächlich?
Belastbare deutsche Zahlen zur Wirkung von Erinnerungs-SMS gibt es kaum. Die beste verfügbare Evidenz ist ein systematischer Cochrane-Review, der sieben randomisierte Studien mit zusammen 5.841 Teilnehmenden ausgewertet hat: Die Terminwahrnehmung stieg mit SMS-Erinnerung von 67,8 auf 78,6 Prozent, das relative Risiko lag bei 1,14 (95-%-Konfidenzintervall 1,03–1,26), die Evidenzqualität wurde als moderat eingestuft (Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013). Der Review stammt aus dem Gesundheitswesen und ist nicht deutsch — aber es ist die einzige peer-reviewte Quelle zu dieser Frage.
An dieser Stelle eine Warnung, die Ihnen Geld sparen kann: Die Zahlen, die im deutschen Markt zu SMS kursieren — „98 Prozent Öffnungsrate", „innerhalb von drei Minuten gelesen", „70 Prozent weniger Ausfälle" — stammen durchgängig aus Anbieter-Blogs ohne veröffentlichte Methodik. Es gibt dafür keine überprüfbare Studie. Wenn ein Anbieter Ihnen solche Zahlen präsentiert, fragen Sie nach der Quelle.
Was sich dagegen belegen lässt, ist der Zustand des Kanals. 2025 wurden in Deutschland noch 2,9 Milliarden SMS verschickt, nach 5,2 Milliarden im Vorjahr (Bundesnetzagentur, Jahresbericht Telekommunikation 2025). Privat schreibt kaum noch jemand SMS. Genau das ist das Argument: Der SMS-Eingang ist heute ein weitgehend leerer Briefkasten, in dem eine Nachricht auffällt, statt in 40 ungelesenen Chats unterzugehen. Das ist unsere Einschätzung, keine Feststellung der Bundesnetzagentur — aber sie folgt unmittelbar aus deren Zahlen.
Wie viele Zeichen hat eine SMS wirklich?
Hier verlieren Betriebe Geld, ohne es zu merken. Die technischen Regeln sind einfach, aber unerbittlich.
Eine SMS fasst 160 Zeichen, solange sie im sogenannten GSM-7-Alphabet bleibt (GSM 03.38). Wird sie länger, wird sie nicht abgeschnitten, sondern in mehrere Teile zerlegt — und jeder Teil fasst dann nur noch 153 Zeichen, weil ein Verkettungskopf mitgeschickt werden muss. Aus 161 Zeichen werden also zwei abgerechnete Nachrichten.
Die gute Nachricht für deutsche Texte: Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü und ß stehen im GSM-7-Alphabet. Sie kosten kein zusätzliches Zeichen. „Können Sie den Termin bestätigen?" ist genauso teuer wie eine Variante ohne Umlaute — Sie müssen also nicht auf „Koennen" ausweichen, und Sie sollten es auch nicht, weil es unprofessionell wirkt.
Die schlechte Nachricht: Ein einziges Zeichen außerhalb des Alphabets stellt die gesamte Nachricht auf Unicode um. Dann sind es nur noch 70 Zeichen in einer einzelnen SMS und 67 Zeichen je Teil bei längeren Texten. Ein freundlich gemeintes Emoji kostet Sie also rund 90 Zeichen und in der Praxis eine zweite abgerechnete Nachricht.
Zwei weitere Zeichen sind Kostenfallen, weil sie aus einer Erweiterungstabelle stammen und doppelt zählen: das Eurozeichen € und die eckigen Klammern. Schreiben Sie „EUR" statt „€", wenn es eng wird.
Die praktische Regel: Zielen Sie auf 140 bis 150 Zeichen. Das lässt Luft für einen längeren Betriebsnamen, ohne in die zweite Nachricht zu rutschen.
Ist eine SMS-Terminerinnerung Werbung?
Das ist der Teil, den man einmal richtig verstehen sollte, weil er den gesamten Text bestimmt.
SMS gilt rechtlich als elektronische Post — das haben mehrere Oberlandesgerichte so entschieden, unter anderem das OLG Nürnberg 2019, und die IHK formuliert es unmissverständlich: „Erfasst sind also neben E-Mails auch SMS, MMS, sowie Nachrichten über Social Media-Dienste" (IHK Region Stuttgart). Werbung per elektronischer Post ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig — und zwar unabhängig davon, ob Sie einen Verbraucher oder ein Unternehmen anschreiben. Die Lockerung, die es beim Telefonanruf im B2B gibt, existiert hier nicht.
Ein Hinweis am Rande, der Ihnen beim Nachlesen Verwirrung erspart: Viele noch online stehende Quellen zitieren 㤠7 Abs. 2 Nr. 3 UWG". Das ist die Nummerierung vor Oktober 2021. Inhaltlich identisch, aber heute ist es Nr. 2.
Entscheidend ist nun: Eine reine Terminerinnerung ist keine Werbung. Werbung im Sinne des UWG ist nur Absatzwerbung — Kommunikation, die auf die Förderung des Absatzes gerichtet ist. Eine Nachricht, die ausschließlich an einen bestehenden Termin erinnert, fördert keinen Absatz; sie wickelt ab, was vereinbart wurde. In der fachanwaltlichen Kommentierung für Praxen steht das so knapp, wie es sich sagen lässt: „Rein organisatorische Terminerinnerungen sind keine Werbung. Enthält die Nachricht einen werblichen Anteil, muss die Praxis eine gesonderte, transparente und kanalspezifische Einwilligung einholen" (ZWP online, 2026).
Der zweite Satz ist der wichtige. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass schon eine an eine Rechnungs-E-Mail angehängte Kundenzufriedenheitsbefragung Direktwerbung ist (BGH, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Wenn Sie an den Werkstatttermin erinnern und im selben Text auf ein Reifenangebot hinweisen oder um eine Google-Bewertung bitten, ist die gesamte Nachricht Werbung. Das Anhängsel färbt ab; es reist nicht als harmloses Beiwerk mit.
Zwei formale Pflichten kommen dazu, und beide stehen ausdrücklich in § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG: Die Identität des Absenders darf nicht verschleiert werden, und es muss eine gültige Adresse geben, an die der Empfänger die Aufforderung richten kann, solche Nachrichten einzustellen — ohne dass ihm dafür mehr als die üblichen Übermittlungskosten entstehen. Praktisch heißt das: Betriebsname in die Nachricht, und ein funktionierender Widerspruchsweg, etwa „STOPP" als Antwort auf dieselbe Nummer.
Ein letzter, unangenehmer Punkt zur Vollständigkeit: Das Landgericht Köln hat 2022 Terminbestätigungs- und Terminerinnerungs-E-Mails als unzumutbare Werbung eingestuft, weil die Adresse über ein Kontaktformular ohne Verifizierung erhoben worden war. Wo Sie die Handynummer herhaben und ob der Kunde sie Ihnen tatsächlich für diesen Zweck gegeben hat, ist also nicht gleichgültig. Nehmen Sie die Nummer bei der Terminvereinbarung auf und halten Sie fest, dass sie für die Terminerinnerung erhoben wurde.
Fünf Vorlagen
Alle Vorlagen bleiben unter 160 Zeichen im GSM-7-Alphabet. […] sind Platzhalter.
Werkstatt — Inspektion
Kfz-Werkstatt [Name]: Ihr Termin am Di, 12.08., 09:00 Uhr, [Straße Nr.]. Bitte Fahrzeugschein mitbringen. Absage: einfach mit NEIN antworten.
Handwerk — Monteurbesuch mit Zeitfenster
[Firma]: Wir kommen am Mi, 13.08., zwischen 08:00 und 10:00 Uhr zu Ihnen nach [Ort]. Passt das nicht? Antworten Sie NEIN, wir melden uns.
Hausverwaltung — Wohnungsbesichtigung
Hausverwaltung [Name]: Besichtigung [Objekt] am Do, 14.08., 16:30 Uhr. Bitte pünktlich sein, wir warten 10 Minuten. Absage per Antwort NEIN.
Praxis — Kontrolltermin
Praxis [Name]: Ihr Termin am Fr, 15.08., 11:15 Uhr. Bitte Versichertenkarte mitbringen. Absage bis Do 12 Uhr: mit NEIN antworten.
Zweite Erinnerung bei langer Vorlaufzeit
[Firma]: Erinnerung an Ihren Termin am Mo, 25.08., 14:00 Uhr, [Straße Nr.]. Verschieben? Antworten Sie mit NEIN, wir rufen zurück.
Was in keiner dieser Vorlagen steht, ist genauso wichtig wie das, was drinsteht: kein Angebot, keine Bewertungsbitte, kein zweiter Link, kein Emoji, keine Drohung mit einer Ausfallgebühr. Jedes dieser Elemente kostet Sie entweder Zeichen, Rechtssicherheit oder Sympathie.
Und ein Detail entscheidet über den Nutzen der ganzen Übung: Das Absagen muss in einem Schritt gehen. Wer zurückrufen, sich einloggen oder eine E-Mail schreiben soll, sagt nicht ab — er erscheint einfach nicht. Ein einzelnes Antwortwort ist der Unterschied zwischen einer Erinnerung, die Ihnen den Platz zurückgibt, und einer, die nur höflich war.
Was passiert, wenn niemand antwortet
Die SMS erledigt den einfachen Teil. Sie erreicht alle, kostet fast nichts und braucht keine Arbeitszeit. Was sie nicht kann: nachfassen.
Bei den Terminen, deren Ausfall wirklich weh tut — die Hebebühne, die drei Stunden leer steht, der Monteur, der umsonst anfährt —, lohnt sich ein Anruf bei genau den Kundinnen und Kunden, die auf die Nachricht nicht reagiert haben. Ein Mensch am Telefon klärt in dreißig Sekunden, was eine SMS gar nicht klären kann: ob das Ersatzteil da ist, ob die Uhrzeit noch passt, ob jemand zu Hause sein wird.
Genau an dieser Nachfassschleife steigen die meisten Betriebe aus, weil sie Personal bindet, das im Tagesgeschäft fehlt. Dafür lassen sich ausgehende Anrufe automatisieren, sodass der Anruf auch dann stattfindet, wenn niemand Zeit hat, ihn zu führen. Wichtig dabei: Ein automatisierter Anruf, der ausschließlich einen bestehenden Termin betrifft, ist Vertragsabwicklung. Sobald er etwas verkaufen soll, gelten die strengen Einwilligungsregeln für Werbeanrufe — und für automatische Anrufsysteme sogar ohne die B2B-Erleichterung.
Was das für Ihren Betrieb bedeutet
Fangen Sie mit einer einzigen Terminart an, nicht mit allen. Zählen Sie vier Wochen lang, wie viele dieser Termine ohne Absage verfallen. Schicken Sie dann 24 bis 48 Stunden vorher eine Nachricht nach einer der Vorlagen oben, mit einem Antwortwort als Absageweg. Zählen Sie weitere vier Wochen. Der Unterschied ist Ihre Entscheidungsgrundlage — nicht die Öffnungsrate, die Ihnen ein Anbieter verspricht.
Sono baut Sprachassistenten, die den Teil übernehmen, den die SMS offenlässt: den Anruf bei denen, die nicht geantwortet haben. Wenn Sie durchrechnen möchten, ob sich das für Ihre Terminarten lohnt, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.
Der Aufwand für den ersten Schritt liegt bei wenigen Stunden, und Sie brauchen dafür kein neues System — nur einen Text, der unter 160 Zeichen bleibt und nichts enthält, was dort nicht hingehört.
