Maksumuistutus on lyhyt ilmoitus siitä, että lasku on erääntynyt. Hyvä muistutus sisältää laskun numeron, alkuperäisen eräpäivän, avoimen summan ja uuden maksupäivän kanavasta riippumatta. Alla ovat valmiit mallit neljään kanavaan: muistutussoittoon, WhatsAppiin, tekstiviestiin ja sähköpostiin.
Useimmat valmiit pohjat verkossa ovat kirjepohjia. Käytännössä erääntynyt lasku hoituu kuitenkin useimmiten puhelulla tai viestillä, joten soiton käsikirjoitus on tässä ensimmäisenä.
Mitä maksumuistutuksessa pitää lukea?
Viisi tietoa riittää, kanavasta riippumatta:
- Laskun numero ja päivämäärä, jotta asiakas löytää oikean laskun.
- Alkuperäinen eräpäivä ja kuinka monta päivää se on ylittynyt.
- Avoin summa euroina.
- Uusi maksupäivä: konkreettinen päivämäärä, ”pikaisesti” ei riitä.
- Maksutiedot ja yhteystieto, josta laskusta voi kysyä.
Jos muistutuksesta peritään kulu, se on eriteltävä erikseen. Sävy kannattaa pitää neutraalina, sillä valtaosassa tapauksista syynä on unohdus tai ostoreskontran ruuhka.
Mikä kanava, milloin?
| Kanava | Vahvuus | Heikkous | Paras käyttötilanne |
|---|---|---|---|
| Puhelu | Epäselvyys ratkeaa heti; maksulupaus voidaan sopia ja kirjata | Työläs käsin; kynnys soittaa vakioasiakkaalle rahasta | Erääntynyt lasku, jossa syy on tuntematon |
| Luetaan lähes aina; mahdollistaa lyhyen keskustelun ilman puhelua; kuittaus näkyy | Vaatii yrityskäytössä hyväksytyn viestipohjan | Ensimuistutus ja maksulupauksen vahvistus | |
| Tekstiviesti | Tavoittaa kaikki ilman sovellusta; halpa | Ei tilaa selvittää mitään | Kevyt muistutus juuri erääntyneestä laskusta |
| Sähköposti | Laskukopio liitteenä; dokumentaatiojälki | Hukkuu; ei kuittausta | Maksullinen muistutus ja dokumentointi |
Käytännön yhdistelmä, joka toimii esimerkiksi autokorjaamoissa, kiinteistönhoidossa ja logistiikassa: WhatsApp tai tekstiviesti ensin, puhelu, jos se ei tuota tulosta, ja sähköposti dokumentiksi. Kanavan valintaa käsitellään tarkemmin artikkelissa maksumuistutus puhelimitse vai viestillä?.
Malli 1: Muistutussoiton käsikirjoitus
Puhelu on tehokkain kanava, koska epäselvyydet ratkeavat samassa keskustelussa: väärä viite, riitautus tai maksusuunnitelma hoituu heti. Jos puheluja on satoja kuussa, maksumuistutuspuhelut voi automatisoida tämän käsikirjoituksen pohjalta.
Avaus: ”Hei, [nimi] täällä [yritys]. Soitan laskusta [numero], joka erääntyi [päivä]. Onko teillä hetki?”
Asia: ”Avoinna on [summa] euroa. Halusin varmistaa, onko lasku tullut perille. Joskus ne hukkuvat.”
Kuuntele. Yleisimmät vastaukset ja miten edetä:
- ”En ole saanut sitä.” → ”Lähetän sen heti uudelleen. Käykö WhatsApp vai sähköposti?”
- ”Se on jo maksettu.” → ”Kiitos, tarkistan. Milloin ja millä viitteellä?”
- ”En pysty maksamaan nyt.” → ”Ymmärrän. Sovitaanko maksuaikataulu? Mikä päivä olisi realistinen?”
- ”Laskussa on virhe.” → ”Selvitetään se. Mikä kohta ei täsmää?” (Riitautus siirtyy aina ihmiselle.)
Lopetus: ”Sovitaan siis, että maksatte [summa] euroa [päivä] mennessä. Lähetän vielä yhteenvedon WhatsAppilla. Kiitos!”
Kaksi sääntöä: sovi aina konkreettinen päivämäärä (”ensi viikolla” ei ole maksulupaus) ja kirjaa lupaus ylös.
Jos puhelun hoitaa tekoäly, se kertoo heti avauksessa olevansa tekoäly. Sono tekee näin aina (EU:n tekoälyasetus, 50 artikla). Avaus voi kuulua esimerkiksi näin: ”Hei, [nimi]. Olen [yrityksen] tekoälyavustaja ja soitan laskusta [numero].”
Malli 2: WhatsApp-muistutus
WhatsApp luetaan lähes aina, ja asiakas voi vastata heti, ilman että kummankaan tarvitsee soittaa. Pidä viesti lyhyenä ja jätä ovi auki keskustelulle.
Ensimmäinen muistutus:
Hei [nimi]! 👋 Lasku [numero] ([summa] €) erääntyi [eräpäivä] ja näkyy meillä vielä avoimena. Todennäköisesti kyse on unohduksesta. Ehtisittekö hoitaa sen [uusi eräpäivä] mennessä?
Viite: [viite] Tilinumero: [IBAN]
Jos laskussa on jotain epäselvää tai olette jo maksaneet, vastatkaa tähän viestiin, niin selvitetään. Terveisin [nimi], [yritys]
Maksulupauksen vahvistus soiton jälkeen:
Kiitos puhelusta, [nimi]! Vahvistetaan vielä: lasku [numero], [summa] €, maksupäivä [päivä].
Viite: [viite] Tilinumero: [IBAN]
Laittakaa viestiä, jos tulee mutkia. Terveisin [nimi], [yritys]
Huomaa: WhatsAppin yrityskäytössä asiakkaalle lähtevä aloitusviesti vaatii ennalta hyväksytyn viestipohjan, jos edellisestä asiakkaan viestistä on kulunut yli 24 tuntia. Laskumuistutukset kuuluvat tyypillisesti niin sanottuun utility-kategoriaan. Tarkista voimassa olevat säännöt WhatsApp Business -dokumentaatiosta ennen käyttöönottoa. WhatsAppin 24 tunnin säännöstä ja sen hinnoittelusta kerromme artikkelissa WhatsApp asiakaspalvelussa: 5 sääntöä.
Malli 3: Tekstiviesti
Kun asiakas ei ole WhatsAppissa, käytä tekstiviestiä. Yksi asia viestiä kohden.
[Yritys]: Lasku [numero], [summa] €, erääntyi [eräpäivä]. Maksattehan sen [uusi eräpäivä] mennessä. Viite [viite], tili [IBAN]. Kysyttävää? Soita [puhelin].
Pidä viesti alle 160 merkin pituisena, mainitse yrityksen nimi heti ja jätä yhteystieto. Maksulinkkiä ei kannata lähettää tuntemattomasta numerosta, koska se näyttää huijaukselta.
Malli 4: Sähköpostimuistutus
Sähköposti sopii dokumentointiin ja maksulliseen muistutukseen, jossa kulut on eriteltävä.
Ensimmäinen, ilmainen muistutus:
Aihe: Muistutus erääntyneestä laskusta [laskun numero]
Hei [nimi],
lasku [numero] päivältä [laskun päivämäärä] on jäänyt maksamatta. Eräpäivä oli [eräpäivä] ja avoin summa on [summa] euroa.
Kyseessä on todennäköisesti unohdus, joten pyydämme maksamaan laskun [uusi eräpäivä] mennessä.
Saaja: [yritys] · Tilinumero: [IBAN] · Viite: [viite] · Summa: [summa] €
Jos laskussa on jotain epäselvää tai olette jo maksaneet sen, ottakaa yhteyttä: [puhelin].
Ystävällisin terveisin, [nimi], [yritys]
Toinen, maksullinen muistutus (aikaisintaan 14 päivää eräpäivästä):
Aihe: Toinen maksumuistutus: lasku [numero] erääntynyt
Hei [nimi],
lasku [numero] on edelleen maksamatta. Lähetimme muistutuksen [päivämäärä], emmekä ole vastaanottaneet suoritusta.
Avoin pääoma: [summa] € Muistutuskulu: [5,00] € Yhteensä maksettava: [summa] €
Pyydämme maksamaan viimeistään [uusi eräpäivä]. Mikäli maksu ei ole tilillämme kyseiseen päivään mennessä, saatava voidaan siirtää perintätoimiston hoidettavaksi.
Jos maksaminen on hankalaa, ottakaa yhteyttä, niin sovitaan maksuaikataulusta: [puhelin].
Ystävällisin terveisin, [nimi], [yritys]
Yritysasiakkaalle muistutuskulun tilalle merkitään 40 euron vakiokorvaus.
Säännöt lyhyesti
| Kuluttaja-asiakas | Yritysasiakas | |
|---|---|---|
| Ilmainen muistutus | Heti eräpäivän jälkeen | Heti eräpäivän jälkeen |
| Maksullinen muistutus aikaisintaan | 14 päivää eräpäivästä | Sopimuksen mukaan |
| Muistutuskulu enintään | 5 € | Sopimuksen mukaan |
| 40 € vakiokorvaus | Ei saa vaatia | Kyllä |
| Perintäkirjeiden väli vähintään | 14 päivää | 14 päivää |
Laki ei määrää kanavaa: puhelu, WhatsApp, tekstiviesti ja sähköposti ovat kaikki sallittuja. Sääntely koskee sisältöä, ajoitusta ja kuluja. Perintälaki ja hyvä perintätapa koskevat myös maksumuistutusta (perintälain 10 a § ja 10 e §), joten puhelunkin on noudatettava niitä. Tarkemmat perustelut löytyvät artikkelista maksumuistutus yritykselle: 7 sääntöä.
Kun muistutukset jäävät lähettämättä
Laskut jäävät yleensä perimättä ajan puutteen takia. Muistutukset lähtevät ensimmäisistä laskuista, sitten tulee kiire, ja loput jäävät. Omalle vakioasiakkaalle soittaminen rahasta on lisäksi epämukavaa, joten juuri ne soitot lykkääntyvät pisimpään.
Sonon maksumuistutuspuhelut hoitavat muistutukset monikanavaisesti. AI-agentti soittaa suomeksi hyvän perintätavan mukaisesti, kertoo heti alussa olevansa tekoäly, kertoo summan ja eräpäivän, sopii maksuajasta ja kirjaa maksulupauksen. Puhelun päätteeksi se lähettää vahvistuksen WhatsAppilla tai tekstiviestillä. Riitautukset ja maksuvaikeudet siirtyvät suoraan ihmiselle. Sävy pysyy samana tuhannennellakin soitolla.
Vaikutus näkyy suoraan myyntisaamisten kiertoajassa (DSO). Automatisoinnin kannattavuuden laskemme auki artikkelissa perintäpuhelun kannattavuus, ja käytännön toteutuksen kerromme artikkelissa automaattinen maksumuistutus tekoälyllä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten maksumuistutus lähetetään? Puhelimitse, WhatsAppilla, tekstiviestillä tai sähköpostilla. Puhelu ratkaisee epäselvyydet nopeimmin, WhatsApp ja tekstiviesti luetaan lähes aina, sähköposti jättää dokumentaatiojäljen.
Saako maksumuistutuksen lähettää WhatsAppilla? Saa. Laki ei rajoita kanavaa. Yrityskäytössä viestin on lisäksi noudatettava WhatsAppin yrityskäytön sääntöjä.
Milloin maksumuistutuksen voi lähettää? Ilmaisen heti eräpäivän jälkeen. Maksullisen kuluttajalle aikaisintaan 14 päivää eräpäivästä.
Paljonko maksumuistutuksesta saa periä? Kuluttajalta enintään 5 euroa. Yritysasiakkaalta voi vaatia 40 euron vakiokorvauksen.
Montako muistutusta ennen perintää? Laki ei määrää lukumäärää. Yksi ilmainen ja yksi maksullinen on tavallinen käytäntö, ja kirjeiden välissä on pidettävä vähintään 14 päivää.
