En förfallen faktura är en faktura där förfallodagen har passerat utan att kunden betalat. Från den dagen kan du agera: ring först, bekräfta skriftligt och skicka ett inkassokrav när fristen gått. Här är kravtrappan dag för dag, med samtalsmanus och vad lagen faktiskt säger om ränta, avgifter och tidpunkt.
Det vanligaste misstaget är att vänta. Fakturan förfaller, vardagen tar över och första kontakten sker först när kassan blir ansträngd. Ett kort samtal i veckan efter förfallodagen är billigare än allt som kommer efter. Vad en veckas dröjsmål kostar i värde finns i obetalda fakturor: vad du gör i 6 steg. Den här guiden handlar om själva tidslinjen.
Vad betyder det att en faktura är förfallen?
Förfallodagen är den dag betalningen senast ska vara gjord. Passerar den utan betalning är fakturan förfallen och kunden i dröjsmål. Det är också då räntan börjar löpa, och det styrs av räntelagen:
| Läge | När dröjsmålsräntan börjar löpa | Lagrum |
|---|---|---|
| Förfallodagen är bestämd i förväg, till exempel genom betalningsvillkor på fakturan | Från förfallodagen | Räntelagen 3 § |
| Ingen förfallodag är bestämd | 30 dagar efter att du skickade fakturan | Räntelagen 4 § |
| Tiden före förfallodagen | Ingen ränta | Räntelagen 2 § |
Dröjsmålsräntan är referensräntan plus 8 procentenheter om ni inte avtalat annat (räntelagen 6 §). Ange förfallodag och betalningsvillkor tydligt på varje faktura. Då vet du exakt vilken dag du kan börja ringa, och kunden kan inte hävda att det saknades en tidpunkt.
Vad gör du dag för dag när en faktura har förfallit?
Inkassolagen anger ingen gräns för hur många dagar efter förfallodagen ett krav får skickas. Det som regleras är att rättsliga åtgärder kräver ett krav och en betalningsfrist (6 §). Tidpunkterna nedan är därför en rutin som fungerar i praktiken, inte ett lagkrav.
| Dag efter förfallodagen | Gör så här | Kanal | Vad du får ta ut |
|---|---|---|---|
| 1–2 | Ring: har fakturan kommit fram, finns det en invändning, vilket datum betalas den? | Telefon | Ingen avgift, avgiftsreglerna gäller skriftliga påminnelser |
| Samma dag | Bekräfta samtalet med datum och bifoga fakturan | Ingen | |
| 5–7 | Om betalningen uteblir: kort påminnelse med betallänk | WhatsApp eller sms | Ingen |
| 10–14 | Skriftlig betalningspåminnelse | E-post | Högst 60 kr, om det avtalats senast när skulden uppstod |
| 14–21 | Skriftligt inkassokrav med betalningsfrist | E-post eller e-faktura | Högst 180 kr, eller 450 kr i förseningsersättning mellan företag |
| När fristen i kravet gått | Betalningsföreläggande hos Kronofogden eller överlämning till inkassobolag | Kronofogden, inkassobolag | Kostnader enligt nedan |
Har du rätt till förseningsersättningen på 450 kr får kunden bara betala påminnelse- och kravavgifterna till den del de tillsammans överstiger 450 kr (lag 1981:739, 5 §). Mot en företagskund tar du alltså 450 kr, inte 450 + 60 + 180. Förseningsersättningen gäller varor och tjänster mellan företag, eller mellan företag och offentlig sektor, när du har rätt till dröjsmålsränta (4 a §).
Ordningen i tabellen är avsiktlig: telefon, WhatsApp, sms och sist e-post. Samtalet är det enda steget som ger dig orsaken till dröjsmålet. Om du vill se hur ett riktigt påminnelsesamtal låter rad för rad, läs AI-betalningspåminnelse: ett samtal. Valet mellan kanalerna går vi igenom i betalningspåminnelse: samtal eller sms.
Vad säger du när du ringer om en förfallen faktura?
Utgå från att fakturan har kommit bort, inte från att kunden vägrar. Ett manus du kan läsa rakt av:
“Hej, det är [namn] från [företag]. Jag ringer om faktura [nummer] på [belopp], som förföll [datum]. Jag vill bara stämma av att den kommit fram till rätt person hos er.”
(Om den inte kommit fram:) “Då skickar jag den igen direkt. Vilken adress eller vilket e-postkonto ska den till?”
(Om den är på väg att betalas:) “Perfekt. Vilket datum går betalningen iväg? Jag noterar [datum], så hör vi inte av oss i onödan innan dess.”
(Om kunden har en invändning:) “Tack, det är bra att veta. Då tar jag med mig det och återkommer i dag. Vi låter fakturan vila tills ni fått svar.”
Tre svar ska ut ur samtalet: kom fakturan fram, finns det en invändning och vilket datum betalar kunden. Skriv ner datumet. Det gör WhatsApp-bekräftelsen kort och ger dig ett löfte att följa upp.
Vad ska ett inkassokrav innehålla?
Ett krav ska vara skriftligt, och för att du ska få ta ut kravavgiften på 180 kr måste det vara utformat enligt 5 § inkassolagen. Det innebär att kravet innehåller:
- ditt namn som borgenär, tydligt angivet
- vad fordran bygger på, till exempel avtalet eller köpet
- kapital, ränta och kostnader var för sig, med upplupen ränta, räntesats samt tid och belopp för beräkningen
- en skälig betalningstid, inom vilken kunden kan betala frivilligt eller framföra invändningar
- helst en anvisning om lämpligt betalningssätt
Det är betalningstiden i kravet som sätter igång nästa steg. Ger du för kort tid, eller utelämnar räntan, får du ett krav som är svårt att gå vidare med.
När får du gå vidare till inkasso eller Kronofogden?
Rättslig åtgärd får du inte vidta förrän kunden fått ett krav enligt 5 § och betalningstiden i det har gått ut. Undantag finns om kunden uppenbart försöker undandra sig betalning eller om det finns andra särskilda skäl (inkassolagen 6 och 7 §§). Ett inkassobolag eller din egen inkassoverksamhet ska dessutom bedrivas enligt god inkassosed, vilket bland annat innebär att kunden inte utsätts för onödig skada, olägenhet eller otillbörlig påtryckning (4 §).
Två saker att ha klart innan du går vidare:
- Underlaget. Faktura, avtal eller order, datum för samtalen, kundens eventuella löfte och kravet med frist. Samtalsanteckningen från dag 1–2 är ofta det som visar att kunden visste om skulden.
- Att fakturan inte är bestriden. Inkassoåtgärd bör inte vidtas om det finns sannolika skäl att fordran inte är lagligen grundad eller är obefogad (inkassolagen 8 §). Reda ut invändningen först.
Fordran preskriberas som huvudregel tio år efter att den uppstod, och efter tre år när den riktar sig mot en konsument för varor eller tjänster till huvudsakligen enskilt bruk. Ett skriftligt krav eller en skriftlig erinran från dig avbryter preskriptionen, och en ny preskriptionstid börjar löpa (preskriptionslagen 2, 5 och 6 §§).
Vad gör du om kunden bestrider den förfallna fakturan?
Pausa kravtrappan för den fakturan och lös sakfrågan först. Notera vad kunden invänder mot, vem hos dig som äger frågan och när du ska återkomma. Är invändningen befogad skickar du en kreditfaktura eller en ändringsfaktura. Är den obefogad bekräftar du skriftligt varför, och kravtrappan fortsätter därifrån. Ett krav som skickas på en faktura som kunden bestritt, utan att du svarat, ger ofta fler problem än det löser.
Kan en AI ringa samtalen om förfallna fakturor?
Ja. Det är just dag 1–2 som oftast faller bort, eftersom det kräver att någon ringer varje förfallen faktura samma vecka. En röstbaserad AI-agent ringer varje förfallen faktura direkt, frågar om fakturan kommit fram, noterar ett utlovat betaldatum, skickar WhatsApp-bekräftelsen efter samtalet och lämnar invändningar vidare till en människa. Dokumentationen från samtalet blir sedan underlaget om ärendet går vidare till inkassokrav.
Det här är vad Sonos betalningspåminnelser gör för företag, och Sonos inkassosamtal tar vid för långivare och inkassobolag som behöver samtal längre ut i kravtrappan. Vill du mäta vad det ger, se kundfordringar och DSO: mät avkastningen. Begreppet förklaras i ordlistan under kundfordringar.
Källor
- Räntelag (1975:635), 2, 3, 4 och 6 §§
- Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m., 2–5 §§
- Inkassolag (1974:182), 4–8 §§
- Preskriptionslag (1981:130), 2, 5 och 6 §§
- Kronofogden
