Kundreskontra är ett register som håller reda på varje kunds fakturor: vad som är fakturerat, vad som är betalt och vad som fortfarande står öppet. Den är också där betalningspåminnelser börjar, eftersom den visar exakt vilka fakturor som har passerat förfallodagen och hur länge. Den här guiden förklarar vad kundreskontran innehåller, vad lagen säger och hur du gör reskontran till en arbetslista för påminnelser, med samtal först och WhatsApp efter.
Vad är kundreskontra?
En reskontra är en sidoordnad förteckning över ett konto i huvudboken. Kundreskontran är den vanligaste varianten, där alla kundfakturor registreras. Enligt Fortnox ordlista innehåller den uppgifter om kunden, till exempel företagsnummer, kontaktperson och adress, och den visar vilka kunder som har betalat och vilka betalningar som är utestående. När en faktura betalas försvinner den ur kundreskontran.
I praktiken ligger reskontran i ert bokföringsprogram eller affärssystem. Där ser ni per kund vilka fakturor som är öppna, vilket förfallodatum de har och om en påminnelse redan har skickats.
Vad är skillnaden mellan kundreskontra och kundfordringar?
Kundfordringar är en post i balansräkningen: summan av allt kunderna ännu inte har betalat. Kundreskontran är specifikationen bakom den summan. Säg att huvudboken visar 840 000 kr i kundfordringar. Reskontran visar vilka fakturor och vilka kunder beloppet består av.
| Kundfordringar | Kundreskontra | |
|---|---|---|
| Vad det är | Konto i huvudboken | Förteckning över fakturorna bakom kontot |
| Detaljnivå | En summa | Faktura för faktura, kund för kund |
| Används för | Balansräkning och bokslut | Daglig uppföljning, påminnelser, avstämning |
| Svarar på | Hur mycket är kunderna skyldiga oss? | Vem är skyldig, hur mycket och sedan när? |
Vill du mäta hur snabbt fordringarna omsätts hittar du formeln och nyckeltalen i kundfordringar och DSO.
Är man skyldig att ha kundreskontra?
Lagen använder inte ordet kundreskontra. Bokföringslagen (1999:1078) säger i 5 kap. 4 § att konton över tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital ska specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för en tillfredsställande kontroll och överblick. Och enligt 6 kap. 8 § ska varje sammandragen post i balansräkningen specificeras i en särskild förteckning om postens sammansättning inte framgår av bokföringen i övrigt.
För kundfordringar är kundreskontran det praktiska sättet att uppfylla det. Har du fler än en handfull öppna fakturor är det svårt att ha kontroll utan den. Rådfråga din redovisningskonsult om just ditt bolags krav, för det här är en allmän beskrivning och inte rådgivning.
Vad ska en kundreskontra innehålla?
För att reskontran ska fungera som underlag för påminnelser behöver varje rad några fält, och några av dem saknas ofta:
| Fält | Varför det behövs |
|---|---|
| Kund och organisationsnummer | Koppla fakturan till rätt bolag |
| Fakturanummer, belopp, fakturadatum | Identifiera posten, och OCR-numret vid betalning |
| Förfallodatum | Starten på påminnelsearbetet |
| Betalt belopp och betaldatum | Delbetalningar syns direkt |
| Kontaktperson och direktnummer | Det som gör att ett samtal faktiskt kan göras |
| Status och utfall | Kontaktad, betalningslöfte med datum, bestridd, fel nummer |
De två sista raderna är de som oftast saknas. En reskontra som bara har fakturauppgifter säger att kunden är sen, men inte vem du ska ringa eller vad som redan har sagts.
Hur gör du en åldersanalys av kundreskontran?
Åldersanalysen delar upp de förfallna fakturorna efter hur länge de varit sena. Alla bokföringsprogram kan visa den, och den fungerar som arbetslista: du läser den uppifrån och ned och bestämmer vem som kontaktas först och hur.
| Försening | Första åtgärd | Därefter |
|---|---|---|
| 1–7 dagar | Ring kontaktpersonen | WhatsApp eller sms med betaldatumet samma dag |
| 8–30 dagar | Ring igen, fråga efter orsaken | Skriftlig påminnelse med det lovade datumet |
| Över 30 dagar | Samtal med ekonomiansvarig | Skriftligt inkassokrav enligt er kravrutin |
Tröskeldagarna är ett förslag att utgå från och ska anpassas efter betalningsvillkor och kundtyp. Sortera också inom varje rad efter belopp: en faktura på 80 000 kr som är tre dagar sen ska ringas före en på 400 kr som är tio dagar sen.
Så ser ett påminnelsesamtal ut med reskontran som underlag
Reskontran ger dig tre saker att ha med i samtalet: fakturanummer, belopp och förfallodatum. Resten är ett kort samtal.
“Hej, det är Anna från Exempelbolaget. Jag ringer om faktura 10482 på 24 500 kronor som förföll i måndags. Har den hamnat hos er på fel ställe, eller finns det något som är oklart i fakturan?”
Om kunden lovar att betala: “Fint, kan jag anteckna fredag den 16:e som betaldatum? Jag skickar ett WhatsApp-meddelande med fakturanumret och datumet direkt efter samtalet.”
Skriv utfallet tillbaka i reskontran direkt: betalningslöfte med datum, bestridd faktura eller fel nummer. Annars ringer nästa person samma kund en gång till i onödan.
Vilken kanal ska du använda för påminnelserna?
| Kanal | Roll i flödet | Styrka | Svaghet |
|---|---|---|---|
| Samtal | Första kontakten | Ger orsak och betaldatum på två minuter | Kräver tid, eller en röstagent |
| Direkt efter samtalet | Datum och fakturanummer skriftligt, svar i tråden | Kunden måste använda WhatsApp | |
| Sms | Reserv när WhatsApp inte nås | Når alla mobiler | Kort, svårt att hantera invändningar |
| E-post | Dokumentation och kopia av fakturan | Bilagor, spårbart | Hamnar lätt obemärkt |
Jämförelsen mellan samtal och sms går vi igenom mer i betalningspåminnelse: samtal eller sms.
Hur kan reskontran kopplas till automatiska påminnelser?
Det manuella arbetet består av tre moment: läsa åldersanalysen, ringa, skriva tillbaka utfallet. Det går att automatisera alla tre. Sono läser den förfallna reskontran ur ert faktura-, affärs- eller kundreskontrasystem, ringer rätt kunder och skriver tillbaka varje utfall, till exempel kontaktad, betalningslöfte med datum eller bestridd. Ärenden som kräver en människa går vidare till er ekonomiavdelning. Se betalningspåminnelser, inkassosamtal och vilka system vi kopplar till på integrationer.
Enligt Intrums European Payment Report 2025 betalas 11 % av intäkterna för sent varje år. Sena betalningar syns först i reskontran, och en rutin där någon ringer varje sen faktura innan den hunnit bli gammal är det som minskar dem.
Checklista: en kundreskontra som går att arbeta med
- Direktnummer till den som betalar fakturorna finns i reskontran, inte bara växeln.
- Åldersanalysen körs varje vecka, och de största posterna ringas först.
- Varje samtal slutar med ett datum som skrivs tillbaka i reskontran.
- Reskontran stäms av mot kontot för kundfordringar vid varje månadsslut.
- Bestridda fakturor flaggas separat så att de inte påminns om i onödan.
Vill du se hur det ser ut i praktiken: berätta vilket system ni använder så visar vi hur reskontran blir en samtalslista.
