En betalningspåminnelse mall är en färdig text du kan anpassa och skicka när en faktura har förfallit. Här får du mallar för samtal, WhatsApp, sms och mejl, en kravtrappa du kan följa och vad svensk lag säger om avgift och ränta, så att du kan sätta igång i dag.
Ordningen spelar roll. Telefonen först, eftersom ett samtal snabbt visar om kunden glömt fakturan eller är missnöjd med den. Sedan WhatsApp eller sms med betallänken, och mejl för den formella påminnelsen där belopp och frist ska stå svart på vitt. Vill du ha hela upplägget för företagskunder, läs betalningspåminnelse som behåller kunden. Vill du låta en AI-röstagent ringa samtalen åt dig, se Sonos betalningspåminnelser.
Vilken kanal ska en betalningspåminnelse gå i?
Välj den kanal som ger snabbast svar och gå till en mer formell först när den första inte fungerade. Tabellen bygger på vad varje kanal är bra på i praktiken, inte på en statistik.
| Kanal | Använd den till | Styrka | Svaghet |
|---|---|---|---|
| Samtal | Första påminnelsen, stora belopp, kunder som är tysta | Du får svar och ett betaldatum direkt | Någon måste svara i telefonen, eller en AI-röstagent göra det |
| Betallänk och bekräftelse direkt efter samtalet | Tråden ligger kvar, så nästa meddelande hamnar på samma ställe | Bara till kunder som redan skriver med er eller har sagt ja | |
| Sms | Kort påminnelse med betallänk | Snabbt och enkelt att agera på | Inget utrymme för förklaring, och kunden kan inte ställa frågor |
| Mejl | Den formella påminnelsen med belopp, frist och faktura som bilaga | Dokumenterar vad som skickats och när | Försvinner lätt i inkorgen |
Jämförelsen mellan samtal och sms går vi igenom i samtal eller sms vid betalningspåminnelse.
Hur låter ett bra samtal om en förfallen faktura?
Samtalet ska vara kort, vänligt och sluta i ett datum. Här är ett manus för första påminnelsen, 3 till 5 dagar efter förfallodagen.
Börja så: “Hej, det är [namn] från [företag]. Jag ringer om faktura [nr] på [belopp] kronor, som förföll den [datum]. Har du hunnit se den?”
Har kunden bara glömt den, säg: “Det är helt okej, det händer. Ska jag skicka betallänken på sms eller WhatsApp direkt, så att du kan betala i dag?” När kunden svarat, fråga: “Vilken dag kan vi räkna med betalningen?”
Avsluta med: “Tack. Då noterar jag att ni betalar [datum]. Länken kommer om en liten stund.”
Är kunden missnöjd med fakturan, fråga: “Vad är det som inte stämmer? Jag noterar det och ser till att [avdelning] återkommer senast [dag].” Skicka inga fler påminnelser medan ärendet är olöst.
Svarar ingen, lämna ett kort meddelande: “Hej, det är [namn] från [företag] om faktura [nr]. Ring mig på [telefon], eller betala via länken jag skickar på sms.”
En AI-röstagent kan ta precis det här samtalet på svenska, notera betaldatumet och skicka länken på WhatsApp, medan invändningar går vidare till ditt team. Hör hur det låter i ett riktigt påminnelsesamtal rad för rad.
Mall för WhatsApp och sms
Skicka meddelandet direkt efter samtalet, så att betallänken är det första kunden ser.
WhatsApp efter samtalet:
Hej [namn], tack för pratstunden. Här är länken till faktura [nr] på [belopp] kr: [länk]. Du lovade betala [datum]. Skriv till mig här om något krånglar. Hälsningar [namn], [företag]
Sms, om ni inte hunnit prata:
Hej [namn], faktura [nr] på [belopp] kr förföll den [datum]. Har du redan betalat kan du bortse från meddelandet. Annars betalar du här: [länk]. Hälsningar [företag], [telefon]
Skriv inte avgifter eller hot i sms eller WhatsApp. Spara det till den formella påminnelsen per mejl. Hur långt ett sms får vara och vilka tecken som kostar extra står i sms-påminnelse: mallar som fungerar.
Mall för första betalningspåminnelsen per mejl
Första mejlet går ut om samtalet inte gav resultat eller om kunden inte svarade. Håll tonen vänlig och lämna avgiften utanför.
Ämnesrad: Påminnelse: faktura [nr] förföll [datum]
Hej [namn]
Vi ser att faktura [nr] på [belopp] kr förföll den [datum]. Fakturan ligger som bilaga.
Har du redan betalat kan du bortse från mejlet. Annars betalar du senast den [datum + 7 dagar] till [betalningsuppgifter].
Om något är fel med fakturan, ring mig på [telefon], så löser vi det.
Vänliga hälsningar [namn], [företag]
Mall för andra påminnelsen med avgift
Den andra påminnelsen är formell. Belopp, avgift och sista betaldag ska framgå tydligt, och du får bara ta ut avgift om reglerna tillåter det (se nästa avsnitt). Skicka den som mejl med fakturan och den första påminnelsen som bilagor.
Ämnesrad: Andra påminnelsen: faktura [nr], förfallen sedan [datum]
Hej [namn]
Vi har tidigare påmint om faktura [nr] på [belopp] kr, som förföll den [datum]. Fakturan är fortfarande obetald.
Vi lägger till en påminnelseavgift på [belopp] kr. Totalt att betala är därför [summa] kr, senast den [datum + 10 dagar].
Om du inte håller med om kravet, hör av dig på [telefon] före sista betaldagen. Annars kan vi bli tvungna att gå vidare med ett inkassokrav.
Vänliga hälsningar [namn], [företag]
Vad får en betalningspåminnelse kosta?
Avgiften är lagreglerad och bygger på att ni avtalat om den i förväg.
| Vad | Belopp | Villkor |
|---|---|---|
| Påminnelseavgift | Högst 60 kr | Gäller skriftlig påminnelse och kräver avtal senast när skulden uppstod |
| Inkassokrav | Högst 180 kr | Kravet måste uppfylla inkassolagens formkrav |
| Förseningsersättning | 450 kr | Endast mellan företag, när du har rätt till dröjsmålsränta för en vara eller tjänst |
| Dröjsmålsränta | Referensränta plus 8 procentenheter | Om ni inte avtalat annan ränta |
Beloppen och villkoren står i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.: påminnelseavgiften i 2 och 4 §§, inkassokravet i 4 § och förseningsersättningen i 4 a §. Ett avtalsvillkor som utökar gäldenärens kostnadsansvar utöver lagen är ogiltigt (6 §). Räntan regleras i räntelagen (1975:635): referensränta plus åtta procentenheter enligt 6 §, och när ingen förfallodag är avtalad börjar räntan normalt löpa 30 dagar efter att fakturan eller kravet skickats (4 §). Konsumenternas bank- och finansbyrå beskriver samma nivåer ur konsumentens perspektiv (Konsumenternas). Lagen talar om skriftlig påminnelse, så ta inte ut avgift för ett telefonsamtal. Kontrollera alltid aktuella belopp innan du skickar. Det här är inte juridisk rådgivning.
När går du från påminnelse till inkassokrav?
När dialogen är uttömd. Ett inkassokrav är nästa steg efter påminnelsen och måste utformas enligt inkassolagen, så att gäldenären kan bedöma kravet. Hur kostnaderna ser ut om ärendet lämnas till ett inkassobolag går vi igenom i vad obetalda fakturor kostar.
Hur bygger du en kravtrappa med mallarna?
Ett förslag som du kan anpassa efter dina villkor, kunder och betalfrister:
- Dag 3 till 5 efter förfall: samtal, och direkt efteråt WhatsApp eller sms med betallänk.
- Dag 10 till 14: första påminnelsen per mejl utan avgift, om fakturan fortfarande är obetald.
- Dag 21 till 25: andra påminnelsen per mejl med avgift enligt reglerna ovan, och ett nytt samtal för stora belopp.
- Minst en vecka senare: inkassokrav om dialogen är uttömd.
Det är en rekommendation, inte ett lagkrav. Siffrorna ska passa dina betalfrister och kundtyper. Underlaget för vilka kunder som ska ringas först hämtar du ur din kundreskontra.
Kan en AI-röstagent skicka påminnelserna åt dig?
Ja, samtalet och meddelandena kan gå automatiskt. Sono ringer första påminnelsen på svenska, bekräftar betaldatumet, skickar länken på WhatsApp och lämnar över invändningar till ditt team. Så fungerar det steg för steg i automatisk betalningspåminnelse med AI.
