Een afwezigheidsbericht op WhatsApp is een vooraf ingesteld bericht dat automatisch wordt verstuurd, zodra iemand je buiten openingstijden schrijft. Het is de goedkoopste manier om te voorkomen dat een vraag om kwart over zes ’s avonds blijft liggen tot de volgende ochtend. Onderaan lees je wat er per 1 oktober 2026 veranderd is in de kosten.
Kant-en-klare voorbeeldteksten voor je afwezigheidsbericht
Drie voorbeelden onder de 300 tekens, per branche. Vul de gegevens tussen haakjes in en plak de tekst in het afwezigheidsbericht van de WhatsApp Business-app. Het bericht gaat naar je klant en is daarom in de u-vorm geschreven.
Autobranche / garage
Bedankt voor uw bericht aan Autobedrijf [naam]. Dit is een automatisch antwoord. We zijn open ma t/m vr van 08.00 tot 17.00 uur en reageren op de eerstvolgende werkdag. Vermeld uw kenteken, dan zoeken we het meteen op. Pech onderweg? Bel [nummer].
Vastgoedbeheer
Bedankt voor uw bericht aan [beheerder]. Dit is een automatisch antwoord. Ons kantoor is open ma t/m vr van 09.00 tot 17.00 uur. Vermeld uw adres of objectcode, dan reageren we op de eerstvolgende werkdag. Gaslek, waterschade of ander noodgeval? Bel direct de storingslijn: [nummer].
Installatiebedrijf / vakman
Bedankt voor uw bericht aan [bedrijf]. Dit is een automatisch antwoord. We zijn bereikbaar ma t/m vr van 08.00 tot 17.00 uur en bellen u op de eerstvolgende werkdag terug. Vermeld het type storing en uw postcode, dan plannen we sneller in. Acute storing? Bel het storingsnummer: [nummer].
Wat elk voorbeeld gemeen heeft: wie je bent en dat het automatisch is, wanneer iemand antwoord krijgt (een tijdvak, geen “zo snel mogelijk”), wat spoed is en wat de klant dan moet doen, en één vraag die het antwoord versnelt. Wat je weglaat: aanbiedingen. Een klant met een vraag wil geen reclame.
Welke automatische antwoorden bestaan er eigenlijk?
Hier zit meteen de verwarring die de meeste artikelen over dit onderwerp overslaan: er zijn twee verschillende producten en ze kunnen niet hetzelfde.
De gratis WhatsApp Business-app, de app die je op je telefoon zet, heeft kant-en-klare knoppen. Meta beschrijft ze zelf zo: een begroetingsbericht dat automatisch een welkomstbericht stuurt aan nieuwe klanten die een gesprek beginnen, en afwezigheidsberichten die automatisch reageren op berichten buiten je openingstijden (WhatsApp Business, app-functies). Daarnaast heb je snelle antwoorden voor veelgestelde vragen en labels om gesprekken te ordenen. Je kunt tot tien apparaten of medewerkers aan één account koppelen.
Het WhatsApp Business Platform, de Cloud API waar software op wordt aangesloten, heeft die knoppen niet. In Meta’s eigen documentatie voor bedrijven die overstappen staat het onomwonden: berichttools zoals begroetingsbericht, afwezigheidsbericht, snelle antwoorden en labels zijn op de Cloud API “Not supported” (Meta for Developers).
Dat is een belangrijk detail bij de keuze. Ga je van de app naar het platform omdat je wilt koppelen aan je planning of je werkplaatssysteem, dan raak je het afwezigheidsbericht kwijt en moet je het opnieuw bouwen in de software die je erop aansluit. Bedrijven ontdekken dat meestal pas na de migratie.
Nog iets om te weten bij die overstap: gebruik je de app en het platform tegelijk (coexistence), dan worden verdwijnende berichten, eenmalig bekijken en live locatie uitgeschakeld voor alle een-op-eengesprekken, en broadcastlijsten worden alleen-lezen.
De periode van 24 uur en wat die opent
Alles wat je op WhatsApp mag sturen, hangt af van één ding: of de klantenserviceperiode van 24 uur loopt.
Meta omschrijft het zo: wanneer een WhatsApp-gebruiker je een bericht stuurt of je belt, start een timer van 24 uur. Stuurt de gebruiker opnieuw een bericht of belt hij opnieuw voordat de timer afloopt, dan gaat de teller terug naar 24 uur (Meta for Developers, serviceberichten).
Binnen die periode stuur je serviceberichten: vrije berichten die geen goedgekeurd sjabloon nodig hebben. Buiten de periode kan dat niet, dan is een sjabloon de enige optie.
Twee dingen die in de praktijk verschil maken. Ten eerste start een telefoongesprek via WhatsApp de periode ook. Voor een garage of installatiebedrijf dat gebeld wordt, betekent dat meer ruimte dan gedacht. Ten tweede zet elk nieuw bericht van de klant de teller terug. Een gesprek dat drie dagen duurt met dagelijks contact blijft dus doorlopend open.
Sjablonen: drie categorieën, niet vier
Buiten de periode van 24 uur heb je een vooraf goedgekeurd sjabloon nodig. Meta kent er drie categorieën (Meta for Developers, sjabloonindeling):
- Utility: volgt op een actie of verzoek van de gebruiker. Mag niets aanprijzen of verkopen, en moet over de gebruiker zelf gaan, door hem gevraagd zijn of voor hem essentieel zijn. Een afspraakbevestiging of een statusupdate valt hieronder.
- Marketing: alles van naamsbekendheid tot aanbiedingen en heractivatie.
- Authentication: codes om iemands identiteit te bevestigen.
Let op: “service” is geen sjabloontype. Het is de naam voor vrije berichten binnen de periode van 24 uur. Veel Nederlandse artikelen over dit onderwerp noemen vier categorieën, maar dat klopt niet.
Meta herclassificeert sjablonen die verkeerd zijn ingedeeld: een utility-sjabloon met een aanbieding erin wordt marketing, met hogere kosten tot gevolg. Dat geldt voor sjablonen op het platform, niet voor het afwezigheidsbericht in de gratis app. Bij herhaling loopt de handhaving op van waarschuwing naar snelheidsbeperking en uiteindelijk beperkingen op je hele portfolio. Sjablonen worden automatisch beoordeeld en dat kan tot 24 uur duren, dus bouw ze voordat je ze nodig hebt.
Wat is er per 1 oktober 2026 veranderd?
Dit is het punt waarop veel bestaande Nederlandse informatie over WhatsApp verouderd is.
De situatie daarvoor: sinds 1 juli 2025 rekende Meta per bericht in plaats van per gesprek. Marketingsjablonen kostten altijd geld; utility en authentication alleen buiten de periode van 24 uur. Vrije serviceberichten binnen een open periode waren sinds 1 november 2024 gratis, en utility-sjablonen binnen de periode sinds 1 juli 2025 (Meta for Developers, prijzen).
Wat er veranderd is: volgens Meta’s aankondiging rekent het sinds 1 oktober 2026 per bericht voor alle serviceberichten, met tarieven die overeenkomen met de utility- en authentication-tarieven per markt. Ook utility-berichten die je binnen een open periode als antwoord op een gebruiker stuurt, worden weer belast. Voor serviceberichten biedt Meta geen volumekortingen (Meta for Developers, prijswijzigingen). De actuele tarieven per markt staan in het prijsoverzicht van Meta.
Sinds 1 augustus 2026 rekent Meta bovendien voor zijn eigen Business Agent per token, tegen 2,00 dollar per miljoen tokens, waarbij één bericht doorgaans 20.000 tot 25.000 tokens verbruikt. Dat komt neer op ruwweg vier tot vijf dollarcent per bericht. Die rekensom is van ons, niet van Meta.
Wat dit praktisch betekent: draait je businesscase voor WhatsApp op “het gesprek is gratis zodra de klant reageert”, dan is die case sinds 1 oktober 2026 achterhaald. Reken opnieuw, en vraag je leverancier expliciet wat dit voor jouw volume betekent.
Eén waarschuwing over bronnen: Meta’s eigen marketingpagina’s lopen achter op zijn ontwikkelaarsdocumentatie en beschrijven nog steeds prijzen per gesprek en duizend gratis gesprekken per maand. Dat klopt sinds juli 2025 niet meer. Kom je die getallen ergens tegen, dan lees je verouderde informatie.
Automatisering, bots en de meldplicht sinds augustus 2026
Het WhatsApp-beleid staat automatisering toe, maar met één harde voorwaarde: je mag automatisering gebruiken bij het reageren binnen de periode van 24 uur, maar je moet ook snelle, duidelijke en directe routes naar een medewerker beschikbaar hebben (WhatsApp Business Messaging Policy). Als acceptabele routes noemt Meta onder meer doorverbinden met een medewerker in de chat, een telefoonnummer, een e-mailadres of een supportformulier.
Er staat in dat beleid geen verplichting om te melden dat een bot antwoordt. Die verplichting komt ergens anders vandaan: sinds 2 augustus 2026 geldt artikel 50 van de AI-verordening, dat voorschrijft dat mensen geïnformeerd worden wanneer ze met een AI-systeem communiceren, tenzij dat overduidelijk is. De Europese Commissie legt die uitzondering restrictief uit (Europese Commissie, veelgestelde vragen artikel 50).
Het onderscheid dat hier telt: de richtsnoeren bij artikel 50 sluiten niet-AI-automatisering zoals regelgebaseerde standaardantwoorden uitdrukkelijk uit. Een vast afwezigheidsbericht is dus geen AI-systeem en heeft geen melding nodig. Een chatbot die met een taalmodel antwoord geeft op “wanneer kan ik langskomen voor een APK?” heeft die melding wél nodig, aan het begin van het gesprek en in duidelijke taal. Een vage aanduiding als “assistent” of een vermelding in de voorwaarden voldoet niet.
Nog een punt dat vaak verkeerd wordt begrepen: Meta heeft zijn zakelijke voorwaarden aangescherpt om algemene AI-assistenten van het platform te weren. Dat richt zich op aanbieders van universele chatbots, niet op een garage of installateur die een eigen servicebot draait.
Wat dit betekent voor jouw bedrijf
Zet in de gratis app een afwezigheidsbericht en een begroetingsbericht aan, met een tijdvak in plaats van een belofte, en meet vier weken lang hoeveel vragen buiten openingstijden binnenkomen. Dat getal vertelt je of het platform en een koppeling de moeite waard zijn.
Overweeg je de stap naar het platform, stel je leverancier dan drie vragen: hoe wordt het afwezigheidsbericht opnieuw gebouwd nu die knop wegvalt, wat kost mijn volume sinds 1 oktober 2026, en waar zit de route naar een mens?
Telefoontjes die echt gevoerd moeten worden, kun je automatiseren met een AI-agent. Sono bouwt AI-agents voor het deel dat WhatsApp niet oplost: het gesprek dat écht gebeld moet worden, zoals nabellen bij wie niet reageert op een afspraakherinnering. Een AI-agent van Sono meldt zich in elk gesprek als AI. Plan een demo om uit te rekenen welke terugkerende gesprekken bij jou daaronder vallen. Hoe je WhatsApp breder als servicekanaal inricht, staat in ons artikel over WhatsApp klantenservice.
