Een betalingsherinnering voorbeeld is een kant-en-klare tekst die je aanpast en verstuurt zodra een factuur niet op tijd is betaald. Hieronder vind je voorbeelden voor een telefoontje, WhatsApp, sms en e-mail, een voorbeeld van een aanmaning en een veertiendagenbrief, en de regels waar je op moet letten.
De volgorde telt. Bel eerst, want een gesprek laat in twee minuten zien of de klant de factuur is vergeten of er niet mee akkoord gaat. Stuur daarna direct een WhatsApp-bericht of sms met de betaallink. Gebruik e-mail voor de formele stappen, omdat je dan zwart op wit vastlegt wat je wanneer hebt verstuurd. Wil je weten wanneer bellen beter werkt dan een bericht, lees dan betalingsherinnering: bellen of sms?. Wil je de telefoontjes laten voeren door een AI-spraakagent, kijk dan naar betalingsherinneringen met Sono.
Welk kanaal past bij welke herinnering?
Kies het kanaal dat het snelst antwoord oplevert en ga pas naar een formeler kanaal als dat niet werkt. De tabel hieronder is een werkafspraak uit de praktijk, geen statistiek.
| Kanaal | Gebruik het voor | Sterk punt | Zwak punt |
|---|---|---|---|
| Telefoon | Eerste herinnering, hoge bedragen, klanten die niet reageren | Je krijgt meteen antwoord en een betaaldatum | Iemand moet bellen, of een AI-agent doet het |
| Betaallink en bevestiging direct na het gesprek | De conversatie blijft bij elkaar staan | Alleen voor klanten die al met je appen of toestemming gaven | |
| Sms | Korte herinnering met betaallink | Snel gelezen en snel beantwoord | Geen ruimte voor uitleg |
| Eerste herinnering, tweede herinnering, aanmaning, met de factuur als bijlage | Je kunt aantonen wat je hebt gestuurd | Verdwijnt snel in een volle inbox |
Hoe klinkt een belscript voor een betalingsherinnering?
Houd het gesprek kort, vriendelijk en laat het eindigen met een datum. Gebruik dit script voor de eerste herinnering, drie tot vijf dagen na de vervaldatum.
Opening: “Goedemiddag, u spreekt met [naam] van [bedrijf]. Ik bel over factuur [nummer] van [bedrag] euro, die op [datum] verviel. Heeft u die kunnen zien?”
Als de klant het vergeten is: “Geen probleem, dat gebeurt. Zal ik u de betaallink nu appen of sms’en, dan kunt u het meteen regelen?” Vraag daarna: “Op welke dag mag ik de betaling verwachten?”
Afsluiting: “Dank u wel. Dan noteer ik dat u uiterlijk [datum] betaalt. De link komt zo binnen.”
Als de klant het er niet mee eens is: “Wat klopt er volgens u niet? Ik noteer het en zorg dat [afdeling] u uiterlijk [dag] terugbelt.” Stuur geen verdere herinneringen zolang het geschil openstaat.
Neemt niemand op, spreek dan dit in: “Goedemiddag, [naam] van [bedrijf] over factuur [nummer]. Belt u mij terug op [telefoonnummer], of betaal via de link die ik u per sms stuur.”
Een AI-spraakagent kan precies dit gesprek in het Nederlands voeren, de betaaldatum vastleggen en de link via WhatsApp sturen, terwijl geschillen naar jouw team gaan. Hoe zo’n gesprek regel voor regel verloopt, zie je in een AI-betalingsherinnering als gesprek.
Voorbeeld betalingsherinnering voor WhatsApp en sms
Stuur het bericht direct na het telefoontje, zodat de betaallink het eerste is wat de klant ziet.
WhatsApp na het gesprek:
Hallo [naam], bedankt voor het gesprek. Hier is de link voor factuur [nummer] van [bedrag] euro: [link]. Je hebt toegezegd uiterlijk [datum] te betalen. Laat het weten als er iets misgaat. Groet, [naam], [bedrijf]
Sms als je de klant niet hebt gesproken:
Hallo [naam], factuur [nummer] van [bedrag] euro verviel op [datum]. Heb je al betaald? Dan kun je dit bericht negeren. Anders kun je hier betalen: [link]. Groet, [bedrijf], [telefoonnummer]
Zet geen incassokosten of dreigementen in een sms of app. Bewaar die voor de formele brief per e-mail.
Voorbeeld betalingsherinnering per e-mail
Deze mail gaat uit als het telefoontje niets opleverde of de klant niet opnam. Houd de toon vriendelijk en noem nog geen kosten.
Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer] van [datum]
Beste [naam],
Volgens onze administratie is factuur [nummer] van [bedrag] euro, vervallen op [datum], nog niet betaald. De factuur zit als bijlage bij deze mail.
Heb je al betaald? Dan kun je deze mail negeren. Zo niet, maak het bedrag dan uiterlijk [datum + 7 dagen] over naar [rekeningnummer] onder vermelding van [factuurnummer].
Klopt er iets niet aan de factuur? Bel me dan op [telefoonnummer], dan zoeken we samen een oplossing.
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijf]
Voorbeeld aanmaning: tekst voor de tweede herinnering
Een aanmaning is formeler dan de eerste herinnering. Noem het bedrag, de uiterste betaaldatum en wat je daarna doet. Volgens de KVK volgt bij zakelijke klanten na de herinnering een aanmaning met incassokosten (KVK). Stuur hem per e-mail, met de factuur en de eerdere herinnering als bijlage.
Onderwerp: Aanmaning: factuur [nummer], vervallen op [datum]
Beste [naam],
Wij hebben je eerder herinnerd aan factuur [nummer] van [bedrag] euro, vervallen op [datum]. Wij hebben nog geen betaling ontvangen.
Wij vragen je het openstaande bedrag uiterlijk [datum + 14 dagen] te betalen op [rekeningnummer]. Betaal je niet op tijd, dan kunnen wij wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen en de vordering uit handen geven.
Ben je het niet eens met de factuur? Neem dan vóór die datum contact met ons op via [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijf]
Voorbeeld veertiendagenbrief voor een consument
Is je klant een particuliere consument, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Het Ondernemersplein schrijft dat je als schuldeiser verplicht bent eerst een kosteloze aanmaning te sturen (Ondernemersplein). De KVK legt uit dat de klant dan veertien dagen krijgt om alsnog te betalen en dat die veertien dagen pas ingaan nadat de klant de brief heeft ontvangen (KVK).
Onderwerp: Laatste herinnering: factuur [nummer]
Beste [naam],
Factuur [nummer] van [bedrag] euro, vervallen op [datum], is nog niet betaald. Wij vragen je het bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken naar [rekeningnummer].
Betaal je niet binnen die termijn, dan zijn wij genoodzaakt incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen. Deze brief zelf kost je niets extra.
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijf]
Reken bij een consument de termijn vanaf het moment dat de brief is ontvangen, niet vanaf de verzenddatum. Twijfel je over de juiste termijn of het bedrag aan kosten, vraag dan een jurist. Dit is geen juridisch advies.
Wat verschilt er voor zakelijke klanten?
Bij een bedrijf als klant ligt de procedure minder vast. Volgens de KVK is een betalingsherinnering bij zakelijke klanten niet verplicht, maar wel verstandig (KVK). Het Ondernemersplein voegt toe dat je bij een bedrijf de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden kunt volgen (Ondernemersplein). Leg dus in je voorwaarden vast hoe snel je herinnert en wat het kost.
| Consument | Zakelijke klant | |
|---|---|---|
| Kosteloze aanmaning vooraf | Verplicht | Niet verplicht |
| Termijn in de brief | 14 dagen, pas vanaf ontvangst | Zoals in je voorwaarden |
| Wettelijke rente | Mag je rekenen | Mag je rekenen |
| Incassokosten | Pas na de veertiendagenbrief | Volgens afspraak en wet |
Hoe bouw je een herinneringsreeks met deze voorbeelden?
Een voorstel dat je kunt aanpassen aan je betaaltermijnen en klantgroepen:
- Dag 3 tot 5 na de vervaldatum: telefoontje, direct gevolgd door een WhatsApp-bericht of sms met de betaallink.
- Dag 7 tot 10: eerste herinnering per e-mail als er nog niet is betaald.
- Dag 14 tot 21: aanmaning, of bij een consument de veertiendagenbrief. Bel bij grote bedragen opnieuw.
- Na afloop van de termijn: incassokosten en wettelijke rente, of overdracht aan een incassopartner.
Dit is een aanbeveling, geen wettelijke eis. Pas de dagen aan op je betaaltermijn en klanttype. Meer over wat wachten kost lees je in wat openstaande facturen kosten.
Kan een AI-spraakagent de herinneringen voor je versturen?
Ja, het telefoontje en de berichten kunnen automatisch lopen. Sono belt de eerste herinnering in het Nederlands, legt de betaaldatum vast, stuurt de link via WhatsApp en geeft geschillen door aan je team. Moet het hele dossier naar een incassopartner, kijk dan naar incassogesprekken.
