En rykker skabelon er en færdig tekst til en betalingspåmindelse, som du kan tilpasse og sende, når en faktura er forfalden. Her får du skabeloner til opkald, WhatsApp, sms og mail, tekster til 1., 2. og 3. rykker og de danske regler for gebyr og frister, så du kan gå i gang i dag.
Rækkefølgen er vigtig. Telefonen først, fordi et opkald hurtigt viser, om kunden har glemt fakturaen eller er uenig i den. Derefter WhatsApp eller sms med betalingslinket, og mail til de formelle rykkere, hvor gebyr og frist skal stå sort på hvidt. Vil du have hele rykkerforløbet beskrevet, så læs rykkerproceduren. Vil du have opkaldene taget af en AI-stemmeagent, så se Sonos betalingspåmindelser.
Hvilken kanal skal en rykker sendes i?
Brug den kanal, der får et svar hurtigst, og skift kun til en mere formel, når den første ikke virker. Sammenligningen herunder bygger på, hvad hver kanal er god til i praksis, ikke på en statistik.
| Kanal | Brug den til | Styrke | Svaghed |
|---|---|---|---|
| Opkald | Første påmindelse, store beløb, kunder der er tavse | Du får svar og en betalingsdato med det samme | Kræver, at nogen tager telefonen, eller at en AI-agent gør det |
| Betalingslink og bekræftelse lige efter opkaldet | Tråden bliver liggende, så næste besked lander samme sted | Kun til kunder, der allerede skriver med jer dér eller har sagt ja | |
| Sms | Kort påmindelse med betalingslink | Hurtig og nem at handle på | Ingen plads til forklaring, og kunden kan ikke stille spørgsmål |
| 1., 2. og 3. rykker med gebyr, frist og faktura som bilag | Dokumenterer, hvad der er sendt og hvornår | Drukner let i indbakken |
Læs mere om valget i betalingspåmindelse: ring eller send sms.
Hvordan lyder et godt opkald om en rykker?
Opkaldet skal være kort, venligt og ende i en dato. Her er et manuskript, du kan bruge til første påmindelse 3-5 dage efter forfald.
Start sådan: “Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg ringer om faktura [nr.] på [beløb] kr., som forfaldt den [dato]. Har du set den?”
Har kunden blot glemt den, så sig: “Det er helt i orden, det sker. Skal jeg sende betalingslinket på sms eller WhatsApp lige nu, så du kan betale i dag?” Når kunden svarer, så spørg: “Hvilken dag kan vi regne med betalingen?”
Afslut med: “Tak. Så noterer jeg, at I betaler [dato]. Du får linket om lidt.”
Er kunden uenig, så spørg: “Hvad er det, der ikke stemmer? Jeg noterer det og sørger for, at [afdeling] vender tilbage senest [dag].” Send ikke flere rykkere, mens sagen er uafklaret.
Tager ingen telefonen, så læg en kort besked: “Hej, det er [navn] fra [firma] angående faktura [nr.]. Ring til mig på [telefon], eller betal via linket, jeg sender på sms.”
En AI-stemmeagent kan tage præcis dette opkald på dansk, notere betalingsdatoen og sende linket på WhatsApp, mens uenigheder går videre til jeres team. Hør et rigtigt opkald linje for linje.
Skabelon til WhatsApp og sms
Send beskeden lige efter opkaldet, så betalingslinket er det første, kunden ser.
WhatsApp efter opkaldet:
Hej [navn], tak for snakken. Her er linket til faktura [nr.] på [beløb] kr.: [link]. Du har lovet at betale [dato]. Skriv til mig her, hvis noget driller. Mvh [navn], [firma]
Sms, hvis I ikke har talt sammen:
Hej [navn], faktura [nr.] på [beløb] kr. forfaldt den [dato]. Har du allerede betalt, så se bort fra beskeden. Ellers kan du betale her: [link]. Mvh [firma], [telefon]
Skriv ikke gebyr eller trusler i sms eller WhatsApp. Gem det til den formelle rykker på mail.
Skabelon til 1. rykker på mail
Første mail går, hvis opkaldet ikke gav resultat, eller hvis kunden ikke svarede. Hold tonen venlig, og undlad gebyr.
Emnelinje: Påmindelse: faktura [nr.] forfaldt [dato]
Hej [navn]
Vi kan se, at faktura [nr.] på [beløb] kr. forfaldt den [dato]. Fakturaen er vedhæftet.
Har du allerede betalt, kan du se bort fra mailen. Ellers betaler du senest den [dato + 7 dage] via [betalingsoplysninger].
Er der noget i vejen med fakturaen, så ring til mig på [telefon], så finder vi en løsning.
Venlig hilsen [navn], [firma]
Rykkerskrivelse: tekst til 2. og 3. rykker
- og 3. rykker er formelle. Her skal beløb, gebyr og frist stå klart, og du må kun kræve gebyr, hvis reglerne tillader det (se næste afsnit). Send dem som mail med faktura og forrige rykker som bilag.
Emnelinje: 2. rykker: faktura [nr.], forfalden siden [dato]
Hej [navn]
Vi har tidligere gjort opmærksom på faktura [nr.] på [beløb] kr., som forfaldt den [dato]. Fakturaen er stadig ikke betalt.
Vi tillægger et rykkergebyr på [beløb] kr. Det samlede beløb er derfor [i alt] kr., som skal betales senest den [dato + 10 dage].
Hvis du er uenig i kravet, så kontakt os på [telefon] inden fristen. Ellers kan vi være nødt til at sende et påkrav.
Venlig hilsen [navn], [firma]
Til 3. rykker bruger du samme tekst. Skift emnet til “3. og sidste rykker”, og skriv, at næste skridt er et påkrav om betaling.
Hvad må en rykker koste?
Det afhænger af, om kunden er en forbruger eller en virksomhed.
| Forbrugere | Erhvervskunder | |
|---|---|---|
| Rykkergebyr | Højst 100 kr. pr. rykker | Kan aftales i jeres betingelser |
| Antal rykkere med gebyr | Højst tre pr. krav | Følger aftalen i betingelserne |
| Mellemrum | Mindst 10 dage mellem rykkere med gebyr | Følger aftalen i betingelserne |
| Kompensation | Nej | 310 kr. én gang, uden forudgående aftale |
Reglerne for forbrugere står i renteloven § 9 b: gebyret må højst være 100 kr. pr. rykkerskrivelse, der kan højst kræves gebyr for tre skrivelser om samme ydelse, og kun for skrivelser sendt med mindst 10 dages mellemrum. Dansk Erhverv beskriver, at virksomheder kan fastsætte gebyrer i deres handelsbetingelser, og at 310 kr. i kompensation kan opkræves én gang under rykkerforløbet (Dansk Erhverv). Er du i tvivl om en konkret sag, så spørg en jurist. Denne guide er ikke juridisk rådgivning.
Hvornår sender du et påkrav i stedet for en rykker?
Når dialogen er udtømt. Et påkrav er næste skridt før inkasso og skal indeholde de oplysninger, skyldneren skal bruge for at vurdere kravet, en frist på mindst 10 dage og et varsel om, hvad der sker, hvis der ikke betales. Dansk Erhverv understreger, at du ikke behøver have sendt en, to eller tre rykkere, før kravet kan overdrages til inkasso. Det kan du læse mere om i hvad koster inkasso.
Hvordan bygger du en rykkertrappe med skabelonerne?
Et forslag, du kan tilpasse til jeres betingelser, kunder og betalingsfrister:
- Dag 3-5 efter forfald: opkald, og straks efter WhatsApp eller sms med betalingslink.
- Dag 10-14: 1. rykker på mail uden gebyr, hvis der ikke er betalt.
- Dag 21-25: 2. rykker på mail med gebyr efter reglerne ovenfor, og et nyt opkald til store beløb.
- Mindst 10 dage senere: 3. rykker, eller påkrav hvis dialogen er udtømt.
Det er en anbefaling, ikke et lovkrav. Tallene skal passe til jeres betalingsfrister og kundetyper.
Kan en AI-stemmeagent sende rykkerne for dig?
Ja, opkaldet og beskederne kan køre automatisk. Sono ringer første påmindelse på dansk, bekræfter betalingsdatoen, sender linket på WhatsApp og stiller indsigelser videre til jeres team. Vil du høre, hvordan det ser ud, når fakturaer og rykkere skal ligge hos en inkassopartner i stedet, så se inkasso-opkald.
